[CDI] Un.e Assistant(e) administratif(ve) et achats_Chambéry (73)

Rejoignez notre équipe  !

L’Agence Écomobilité recherche un.e assistant(e) administratif(ve) et achats chargé(e) d’assurer la gestion des achats et des services généraux, ainsi que le suivi administratif afin de garantir le bon fonctionnement des infrastructures de travail et de contribuer à un environnement de travail optimal pour l’ensemble des collaborateurs.

Rejoignez-nous et devenez un acteur de la mobilité sur les territoires alpins.

🔍 Vos missions

• Intégré(e) à une équipe de deux personnes et rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière (RAF), vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative, le suivi des achats et l’organisation des services généraux, contribuant ainsi à la qualité de l’environnement de travail et à la performance de l’Agence.

   

  Plus précisément, vos missions seront :

   

  • Gestion administrative et des achats :
  • Assurer la gestion des achats généraux et le flux d’approvisionnement de l’entreprise (fournitures de bureau, petit équipement, informatique, produits d’hygiène, etc.) : consultation des fournisseurs, comparaison des devis, traitement des bons de commande et factures en lien avec le service comptabilité-finances ;
  • Assurer la gestion des achats du pôle communication ainsi que certains achats spécifiques pour les pôles métiers ;
  • Elaborer et suivre les outils associés : tableau de bord, inventaires des biens et suivi des entrées/sorties de matériel ;
  • Participer à l’élaboration et au suivi de l’exécution des budgets prévisionnels des services généraux en lien avec la RAF.
  • Gestion des services généraux :
  • • Assurer la gestion des stocks et des consommables hors pièces détachées vélo ;
    • Organiser et suivre la maintenance, la réservation et le bon usage des équipements et moyens généraux : vélos de service, équipements de télécommunications, matériel de reprographie, électroménager, énergie, etc. ;
    • Assurer la gestion des contrats de maintenance et de prestations (téléphonie, entretien des locaux, maintenance des équipements, prestations diverses) et contribuer à l’élaboration des nouvelles contractualisations ;
    • Être l’interlocuteur de référence pour les problématiques liées aux locaux et coordonner les interventions des prestataires (travaux, plomberie, serrurerie, aménagements, déménagements, cloisonnement, etc.).
    • Assurer le suivi du registre de sécurité des locaux en lien avec le service RH ;
    • Organiser la logistique des déplacements professionnels longue distance et les réservations de salles en lien avec les collaborateurs ;
    • Apporter un appui administratif dans le suivi des dossiers d’assurances, de véhicules, de locations et des relations avec les bailleurs ; 
    • Apporter une assistance sur les formalités administratives relevant du périmètre des services généraux ; 
    • Participer à la rédaction, la formalisation et l’actualisation des procédures nécessaires à la réalisation de l’ensemble de ces activités ; 
    • Assurer la gestion de l’équipement vélo PDME pour les salariés (budget, stock). 
  • Assurer la gestion des achats et documentaire quotidienne dans l’outil de gestion des achats (Zeendoc)
    • Utiliser quotidiennement Zeendoc pour intégrer, classer, indexer et retrouver les documents administratifs ;
    • Assurer le suivi des achats (demande d’achat, bons de commande, factures) dans l’outil ;
    • Contribuer à l’amélioration des pratiques et à la mise à jour des procédures d’utilisation de l’outil.

   Gestion administrative des ventes de prestations :

  • Assurer la gestion administrative de la vente de prestation (contrôle et mise en signature des devis, réception et contrôle des bons de commandes) ;
  • Suivre les outils associés : tableaux de bord.

🎯 Profil recherché

Vous êtes détenteur d’un Bac+2 à Bac+3 de type BTS gestion des PME, GEA, compta-gestion…

• Expérience requise : 3 ans minimum

  Vos savoirs et savoir-faire :

  • Maîtrise des processus d’achats, de validation des commandes et de suivi de la facturation,
  • Connaissance des techniques de négociation et de gestion de la relation fournisseurs/prestataires,
  • Capacité à lire, comprendre et appliquer les dispositions d’un contrat de prestation de services,
  • Maîtrise des méthodes d’organisation, de classement et d’archivage numériques, ainsi que de la gestion d’inventaires dématérialisés,
  • Aptitude à analyser les besoins des demandeurs et proposer des solutions adaptées,
  • Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse,
  • Bonne maitrise des outils bureautiques et notamment de la suite Office.

  Vos savoir-être :

  • Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation,
  • Réactivité, capacité d’adaptation et autonomie,
  • Capacité d’analyse et curiosité,
  • Discrétion et sens de la confidentialité,
  • Capacité d’écoute et de communication, pédagogie, travail en équipe.

  Le plus :

  • Maîtrise du logiciel Zeendoc
  • Sensibilité aux questions environnementales et de mobilité.